Come si scrivono le email?

Ogni giorno, nel mondo, vengono inviate circa 269 miliardi di email. Email ben scritte, senza oggetto, spam, lette e rilette, mai aperte, eccessivamente lunghe, troppo formali, personali al punto giusto. Insomma, di tutto un po’.

In un mondo sommerso da email di tutti i tipi, che tu sia in ufficio oppure in autobus con lo smartphone tra le mani, devi essere bravo a far arrivare il messaggio al tuo destinatario nel modo in cui l’hai concepito. Devi saper scrivere email efficaci, che non vengano fraintese, per trasformare le parole in strumenti e partecipare a corrispondenze che diventano relazioni.

Il tuo o i tuoi invii quotidiani, uno o più tra i 269 miliardi di email spedite, devono sempre seguire criteri precisi.

Voglio personalizzare la mia comunicazione

Alla tematica la business writer Luisa Carrada ha dedicato un libro, edito da Zanichelli ed uscito nel 2017: Scrivere un’email. Con voce limpida, sicura, la tua (collana Chiavi di scrittura). A prescindere dal lavoro o dall’attività che porti avanti, ti consigliamo di leggerlo. Imparerai un sacco di cose sull’arte di scrivere le email, troppo spesso sottovalutata o data per scontata.

Il libro è già sullo scaffale della nostra libreria e vogliamo condividere qualche passo significativo con te.

Ragiona sul mittente

Qual è la prima cosa che si legge di un’email? Il nome di chi l’ha spedita. Se il mittente è chiaro, il messaggio viene automaticamente percepito come credibile ed affidabile. Potrebbe essere o il tuo nome e cognome, oppure il nome della tua azienda (puoi scegliere nome e cognome anche in questo caso, se ad esempio vuoi personalizzare le tue newsletter), meglio se scritto minuscolo con l’iniziale maiuscola. Evita dettagli inutili. Tieni presente che queste osservazioni valgono anche per l’indirizzo email associato al mittente.

Metti la “notizia” nell’oggetto

Scrivi oggetti che anticipino bene il contenuto dell’email. Non essere vago, a meno che tu non voglia essere creativo di proposito ed incuriosire il destinatario – questa tecnica funziona, ad esempio, con newsletter di un certo tipo. L’oggetto del 90% di email che spedisci non deve indicare il tema del messaggio ma dare la “notizia” principale proprio come il titolo di un giornale. In questo senso l’oggetto deve essere un messaggio autonomo e compiuto.

Vai dritto al punto

La maggior parte delle persone si ferma alle prime righe di una comunicazione scritta online. Concentra il succo del tuo messaggio all’inizio dell’email, per essere sicuro che il destinatario colga subito il senso della conversazione: non fare giri di parole, spiegagli subito il motivo per cui gli stai scrivendo. Assicurati di non nascondere le informazioni utili nel testo. Privilegia le domande chiuse. Mettiti nei panni di chi legge, facilita più che puoi la sua attività di lettore frettoloso.

Sii cortese, sii te stesso

Tecnologie a parte, le email sono comunicazioni fra persone in carne ed ossa. Non hai motivo di porti in modo freddo e distaccato, anzi devi essere gentile e cortese senza rinunciare alla tua personalità. Abbandona le maiuscole di riverenza, preferisci i “grazie” ai “gentilmente”, “pregare”, “invitare”. Ogni volta che rischi di cedere alle ritualità, rifletti su queste parole di Carrada: “rispetto e considerazione passano per altre strade, per esempio dando risposte chiare ed esaurienti, o offrendo la soluzione ad un problema”.

Pensaci un’ultima volta

Prima di inviare la tua email, controlla che gli allegati siano annunciati nel testo e soprattutto che abbiano nomi comprensibili. Usa con attenzione le funzioni “destinatari per conoscenza” e “destinatari in copia nascosta”, che andrebbero limitate all’indispensabile, per informare e non tanto per tutelarsi o non assumersi responsabilità. Quando inoltri le email, scrivi sempre un messaggio di accompagnamento. Infine rileggi, e correggi i tuoi testi se necessario – le email parlano di te e del tuo modo di essere.

E ricorda che “è stata data per morta mille volte, ma l’email è più viva che mai – scrive Carrada nell’introduzione del libro – Non c’è sistema di messaggistica istantanea capace quanto l’email di offrire alle parole spazio e respiro, il tempo di pensare e riscrivere, la possibilità di conservare e ritrovare nel tempo la nostra corrispondenza”.